von Christian Burlage, Gesellschafter-Geschäftsführer der CapitalBund GmbH 

Gute Software richtig genutzt ist nicht nur ein effektiver Unterstützer, sondern ein wesentlicher Haftungsminimierer. Was Sie bei der Wahl geeigneter Softwareprogramme beachten sollten.

Die aktuelle Studie von Evers & Jung "Anforderungen an die Finanzvermittler - mehr Qualität, bessere Entscheidungen" im Auftrag des BMELV spricht Bände. Mit ihr wird unter anderem jedem Vermittler und Makler in Deutschland klar signalisiert, dass ein Ende der Spirale von Gesetzes- und Verordnungsänderungen nicht in Sicht ist.
Dabei sind bereits jetzt die Anforderungen an die Dienstleister aus der Finanz- und Versicherungsbranche enorm: Die EU-Vermittlerrichtlinie erhöht den grundlegenden Standard, den Vermittler und Makler leisten müssen, um sich im Markt optimal zu positionieren. Gleichzeitig werden die Branchenprodukte komplexer und fordern einen erweiterten Erklärungsbedarf. Und durch die VVG-Reform, nach der beispielsweise die umfangreichen Informationsunterlagen zukünftig bereits bei Antragstellung ausgehändigt werden müssen, wird auch der administrative Aufwand immer zeitintensiver.

Wieder mehr Zeit für Kundenberatung!
Viele Makler, mit denen wir sprechen, sagen uns, dass sie sich immer mehr mit Verwaltungsaufgaben beschäftigen müssen und ihnen kaum noch Zeit für den Kunden bleibt. Sicher sind wir uns einig, dass Makler von Courtagen leben. Courtagen verdient der Makler aber vor allem durch professionelle Kundenberatung und –betreuung - nicht dadurch, dass er am Schreibtisch sitzt.
Um auch weiterhin professionell zu arbeiten, hilft beispielsweise eine Beratungs- und Verwaltungssoftware, die den Finanzdienstleister unterstützt und entlastet. Durch die Nutzung solcher Programme steigert der Makler die Effektivität in seinem Arbeitsalltag. Er kann sich wieder mehr auf seine eigentliche Kernaufgaben - die Kundenberatung - konzentrieren. Nur durch den Einsatz, einer am individuellen Bedarf des Finanzdienstleisters orientierten Software-Lösung, kann die Qualität hochwertiger Finanzberatung optimiert und für die Zukunft sichergestellt werden.

Professionelle Bestandsaufnahme durch softwaregestützte Analyse
Für empfehlenswert erachten wir, dass der Finanzdienstleister ein professionelles Analysetool besitzt, mit dem er zum einen den Bedarf beim Kunden abfragen und zum anderen eine Bestandsaufnahme tätigen kann. Je ausgiebiger und umfangreicher dieses Tool ist, desto sicherer kann sich der Makler sein, nichts zu vergessen, wirklich alle relevanten Risiken angesprochen zu haben und tappt dadurch vor allem in keine Haftungsfalle. Da solch eine Analyse recht ausführlich sein kann, ist es ratsam, einen der folgenden Wege zu gehen: Entweder alle Daten werden zunächst mithilfe eines geeigneten Analysebogens schriftlich beim Kundenbesuch erfasst und später komplett bearbeitet. Oder nur die Wünsche und Ziele werden beim Kundenbesuch erfragt, während die eigentliche Bestandsaufnahme im Büro anhand der zuvor vom Kunden vertrauensvoll überlassenen Unterlagen erfolgt. Aus unserer Sicht ist der zweite Weg der sinnvollere.
Apropos Bestandsaufnahme: Hierzu benötigt der Makler selbstverständlich ein Kundenverwaltungsprogramm. Viele Softwarehersteller bieten dieses in Kombination mit den Beratungslösungen an. Manche wiederum offerieren nur das eine oder andere. Wichtig ist, dass die beiden Tools kompatibel sind, um Daten vom Verwaltungsprogramm in das Analysetool zu übertragen.

Software vergleichen, testen und die beste auswählen
Es ist nicht zwingend notwendig von einem Anbieter beide Softwareprogramme zu erwerben, sondern sinnvoller, die jeweils besten und praktikabelsten für den eigenen Betrieb heraus zu suchen. Aus Kostengründen wiederum kann es bei Rabatt-Angeboten durchaus Sinn machen, bei einem Softwarehersteller mehrere Programme zu buchen oder zu kaufen. Mittlerweile gibt es so viele Anbieter, dass der Makler durchaus vergleichen kann und für sich eine sowohl individuelle als auch kostengünstige Lösung findet.
In der Regel sind die Kosten in einen Einmalbetrag und in laufende Gebühren aufgeteilt. Je geringer der Erstbetrag ist, desto höher sind üblich die laufenden Nutzungs- bzw. Updategebühren. Insbesondere für das Verwaltungsprogramm ist es sinnvoll, eine langfristige Softwarelösung einzusetzen, mit höherer Erstgebühr und dafür eine geringere laufende Gebühr.
Eine professionelle Programmeinweisung und eine verlässliche Hotline sollten in jedem Fall immer gefordert, als auch genutzt werden. Meistens liegen die Einweisungen als Onlineschulungen vor, manche bieten auch persönliche Präsentationen an. Letztere sind jedoch meist recht kostspielig. Regionale Einweisungsseminare sind ebenfalls empfehlenswert und können zum Teil auch nach Bedarf gebucht werden.
Obligatorisch ist, dass der Makler zunächst eine zeitlich befristete Demoversion erhält, um für sich herauszufinden, inwieweit das Programm auch seinen Bedürfnissen entspricht. Manchmal werden zu dem Zwecke Vollversion vergeben. Dies hat den Vorteil, dass der Makler wirklich alles voll nutzen, ausprobieren und echte Fälle anlegen kann. In anderen Fällen ist es sinnvoll, gegen eine geringe Gebühr ein Rückgaberecht zu vereinbaren, nachdem die Vollversion erworben und die Einweisung durchgeführt wurde. Stellt der Makler dann fest, dass die Software die Wünsche nicht erfüllt, gibt er sie zurück.

Wichtige Bestandteile der Softwareausstattung
Inwieweit die Software für den täglichen Arbeitsablauf des Maklers nutzbar ist, muss jeder für sich selbst heraus finden. Bestandteile der Programme sollten beispielsweise eine Terminierung und Wiedervorlage sein. Denn, werden Kündigungsfristen verpasst, ist das nicht nur peinlich, sondern könnte auch ein Haftungsproblem erwirken. Mit diesem Tool passiert das nicht. Ein weiterer Vorteil ist, dass, wenn morgens der Computer startet, alle am Tag zu erledigenden Aufgaben angezeigt werden.
Sollen Aktionen durchgeführt werden, ist die Integration von Selektionen notwendig. Mit diesem Tool ist es unter anderem möglich, den Kundenbestand zum Beispiel nach Berufsunfähigkeitsversicherungen zu selektieren. Diejenigen, die noch keine haben, können daraufhin angesprochen werden.
Für die einfache und rechtssichere Dokumentation der Beratung muss die Beratungssoftware ein Protokollsystem enthalten. Ein Beispiel: Während der Beratung zeigt der Makler dem Mandanten verschiedene Risiken auf und erfragt, ob jeweils der Bedarf nach Absicherung besteht. Verneint der Kunde das Angebot, so kann der Makler die Aussage sofort dokumentieren und seine eigene Haftung für den Fall der Fälle damit ausschließen.
Eine Scan- und Ablagefunktion, in der Dokumente wie Antrags- und Policenkopien gleich zum Kunden abgelegt werden, ist ebenfalls ein nützliches Tool in der Softwareausstattung des Maklers. Und wenn der Makler Mitarbeiter und Untervermittler hat, hilft ein Courtage-Abrechnungsprogramm viel Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.

Fazit
Ohne gute Softwarelösungen ist der tägliche Arbeitsaufwand der Makler und Vermittler nicht mehr zu bewältigen. Jeder Makler sollte sich und seine Software prüfen und feststellen, inwieweit sie im Arbeits- und Beratungsprozess hilfreich ist oder optimiert werden kann. Wir halten es für wichtig und zwingend notwendig, dass die Software optimal zum Vertrieb passt. Gute Software richtig genutzt, ist nicht nur ein effektiver Unterstützer, sondern ein Haftungsminimierer und sorgt regelmäßig für mehr Umsatz. Die Gewinne hieraus rechtfertigen die Kosten.
In unseren Coachingprozessen weisen wir genau darauf hin, aus welchen wesentlichen Bestandteilen die Softwareausstattung des Maklervertiebes bestehen muss und raten zu bedarfsgerechten Softwarelösungen. Denn, viele Makler arbeiten mit kostspieligen Vergleichsprogrammen, die sich unserer Meinung nach mehr für Recherchezwecke, als zum eigentlichen Beratungs- und Verkaufsprozess eignen. Die Basics, nämlich gute Analyse-, Beratungs- und Verwaltungssoftware, sind bei manchen Maklern gar nicht vorhanden oder könnten deutlich optimiert werden.
Regelmäßig dürfen wir schon nach wenigen Wochen bei unseren Mandanten erkennen, zu welchem Anteil eine gut genutzte Software am Erfolg, besseren Kundenkontakt und höherem Einkommen beteiligt ist.

Christian Burlage ist Gesellschafter-Geschäftsführer der CapitalBund GmbH – Training-Coaching-Betreuung. In Ihrem ganzheitlichen Coachingsystem beraten die Experten der CapitalBund GmbH Interessenten auch über geeignete Makler-Software.